Waarom digitaal bestellen in de zorg nog steeds stroperig verloopt

Margriet Bos · 2026-09-09

Wie dagelijks zorgproducten of diensten inkoopt, kent het wel: je wilt snel en efficiënt bestellen, maar de systemen werken niet mee. Uit recent onderzoek van Markteffect blijkt dat ruim honderd professionals die direct of indirect bij het inkoopproces betrokken zijn, nog flink wat obstakels ervaren. In dit artikel duik ik in de belangrijkste knelpunten én geef ik je praktische handvatten om jouw inkoopproces soepeler te laten verlopen. ### De belofte van digitaal bestellen Digitaal bestellen zou het leven van zorgprofessionals een stuk makkelijker moeten maken. Minder administratie, snellere leveringen en meer overzicht. Maar de praktijk is weerbarstiger. Hoewel de intenties goed zijn, lopen veel organisaties tegen onverwachte hobbels aan. Het onderzoek van Markteffect laat zien dat er niet één groot probleem is, maar dat het juist gaat om een combinatie van factoren. Denk aan verouderde systemen, gebrek aan standaardisatie en onvoldoende digitale vaardigheden bij medewerkers. Samen zorgen die ervoor dat de belofte van digitaal bestellen nog niet volledig wordt waargemaakt. ### Wat zorgprofessionals écht tegenhouden Uit de gesprekken met de ondervraagde professionals komen een aantal terugkerende thema's naar voren. Ik zet de belangrijkste voor je op een rij: - **Versnipperde systemen:** Veel organisaties werken met meerdere systemen die niet goed met elkaar communiceren. Dat leidt tot dubbel werk en fouten. - **Gebrek aan gebruiksvriendelijkheid:** Niet alle digitale bestelomgevingen zijn even intuïtief. Vooral oudere medewerkers hebben daar moeite mee. - **Onvoldoende integratie met zorgprocessen:** Inkoop wordt vaak gezien als een losstaande activiteit, terwijl het juist verweven zou moeten zijn met de dagelijkse zorgpraktijk. - **Weerstand tegen verandering:** Mensen houden vast aan vertrouwde werkwijzen, zelfs als die minder efficiënt zijn. ### De kloof tussen ambitie en praktijk Wat me opvalt, is dat er een duidelijke kloof bestaat tussen de ambitie van bestuurders en de realiteit op de werkvloer. Bestuurders willen vooruit en investeren in digitale oplossingen, maar de implementatie blijft vaak steken. Dat komt onder andere door onvoldoende training en begeleiding van medewerkers. Een van de ondervraagde professionals verwoordde het treffend: "We hebben de mooiste systemen in huis gehaald, maar als niemand ermee overweg kan, schieten we er niets mee op." Die uitspraak raakt precies de kern van het probleem. ### Praktische tips voor een soepeler bestelproces Gelukkig is er ook goed nieuws. Organisaties die wél succesvol zijn in digitaal bestellen, delen een aantal gemeenschappelijke kenmerken. Wil jij ook beter bestellen? Probeer dan deze aanpak: 1. **Investeer in opleiding, niet alleen in software.** Een systeem is zo goed als de mensen die ermee werken. Zorg voor laagdrempelige trainingen en een helpdesk die écht bereikbaar is. 2. **Standaardiseer waar mogelijk.** Hoe minder uitzonderingen, hoe makkelijker het proces wordt. Spreek met leveranciers vaste prijzen en levertijden af. 3. **Betrek de gebruikers vanaf het begin.** Vraag verpleegkundigen en verzorgenden wat zij nodig hebben en neem hun feedback serieus. 4. **Meet en verbeter continu.** Een bestelproces is nooit af. Evalueer regelmatig en stel bij waar nodig. ### De rol van persoonlijke aandacht Ondanks alle digitalisering blijft persoonlijk contact belangrijk. Zeker in de zorg, waar vertrouwen en relaties centraal staan. Een goed gesprek met een leverancier kan soms meer opleveren dan tien digitale bestellingen. Dat betekent niet dat we terug moeten naar de oude situatie met papier en fax. Integendeel. Maar we moeten digitalisering zien als een middel, niet als een doel op zich. Het gaat uiteindelijk om betere zorg voor cliënten en meer werkplezier voor professionals. ### Vooruitkijken: wat staat ons te wachten? De komende jaren zal digitaal bestellen in de zorg onvermijdelijk verder groeien. Nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie en voorspellende analyses gaan een steeds grotere rol spelen. Maar die technologie moet wel aansluiten bij de behoeften van de mensen die ermee moeten werken. Het onderzoek van Markteffect is een waardevolle wake-upcall. Het herinnert ons eraan dat digitalisering geen doel op zich is, maar een middel om betere zorg te leveren. Door te luisteren naar de professionals die dagelijks met de systemen werken, kunnen we de kloof tussen ambitie en praktijk stap voor stap verkleinen.