Bureaucratie jeugdzorg: medewerkers vast in Excel

Margriet Bos · 2026-05-28

De administratieve last in de jeugdzorg is uit de hand gelopen. Bestuurder Ageeth Ouwehand van 's Heeren Loo waarschuwt dat er simpelweg geen IT-systeem bestaat dat deze chaos kan oplossen. Het gevolg? Medewerkers zitten dag in, dag uit handmatig gegevens in te voeren in Excel-bestanden. Dat is niet alleen frustrerend, maar ook een enorme verspilling van tijd en energie. ### Waarom Excel de boosdoener is Excel is ooit gemaakt voor eenvoudige taken, zoals een boodschappenlijstje of een simpele begroting. Maar voor de complexe administratie van jeugdzorg? Dat is vragen om problemen. Denk aan fouten door handmatige invoer, verloren gegevens en een gebrek aan overzicht. Het is alsof je een vrachtwagen probeert te besturen met een fietsbel. - Medewerkers besteden uren aan het invullen van dezelfde gegevens op verschillende plekken. - Geen enkele centrale database zorgt voor dubbel werk en inconsistenties. - De kans op menselijke fouten is groot, wat directe gevolgen heeft voor de zorg aan kinderen. Ouwehand zegt het treffend: "Voor deze administratie is geen IT-systeem te bedenken." Maar dat is precies het probleem: we moeten niet denken in systemen, maar in oplossingen die de mens centraal stellen.  ### De impact op de zorgverleners Stel je voor: je bent een zorgprofessional die kinderen wil helpen. Maar in plaats van tijd met hen door te brengen, zit je achter een scherm met spreadsheets. Dat is de realiteit bij 's Heeren Loo. Medewerkers raken gedemotiveerd, omdat hun echte werk – zorgen voor kwetsbare jongeren – naar de achtergrond verdwijnt. Uit cijfers blijkt dat zorgmedewerkers gemiddeld 30% van hun werktijd kwijt zijn aan administratie. Dat is uren per week die beter besteed kunnen worden aan het bieden van ondersteuning. Het is niet gek dat het personeelstekort in de jeugdzorg groeit; wie wil er nu een baan waar je meer tijd met Excel doorbrengt dan met mensen? ### Wat moet er veranderen? Er is dringend behoefte aan een andere aanpak. Niet nóg een IT-systeem, maar een herziening van het hele proces. Waarom moeten zorgverleners zoveel registreren? Kan het simpeler? Ja, dat kan. Door te kijken naar wat écht nodig is voor de zorg, in plaats van wat de bureaucratie voorschrijft. - Automatiseer waar mogelijk, maar houd de menselijke controle. - Verminder het aantal verplichte velden in formulieren. - Laat zorgverleners focussen op hun kerntaak: hulp bieden. Het is een oproep aan beleidsmakers: luister naar de mensen in het veld. Zij weten wat werkt. En dat is niet een eindeloze stroom Excel-bestanden. ### De weg vooruit De noodklok die 's Heeren Loo luidt, is een signaal voor de hele sector. We kunnen niet blijven accepteren dat administratie de overhand krijgt. Het gaat om kinderen die zorg nodig hebben, niet om perfect ingevulde spreadsheets. Laten we de prioriteit weer leggen waar die hoort: bij de mens. Het is tijd voor een cultuuromslag. Weg met de overbodige regels en systemen die niemand helpt. In plaats daarvan: vertrouwen in de professional en eenvoud in de administratie. Alleen dan kunnen we de jeugdzorg redden van de bureaucratische verstikking.